Toute la pile passe une seule fois au scanner

La clôture mensuelle du comptable était bloquée par la saisie.

Un cabinet tenant les comptes de trente entreprises clientes reçoit ce que les comptables ont toujours reçu : un dossier d’e-mails, une boîte à chaussures, une pile de papier. Chaque document doit parvenir au logiciel comptable : fournisseur, numéro de facture, date d’émission, date de prestation, échéance, montant hors taxes, taux de TVA, montant de TVA, total TTC, référence de paiement, devise. Dix champs ou plus, plusieurs centaines de documents par entreprise et par mois, trente entreprises.

Le goulet d’étranglement était la lecture, pas la réflexion. L’expertise réelle du comptable consiste à déterminer si une charge est déductible, à quelle période elle appartient et si son traitement de TVA est correct. Tout cela attendait derrière des heures de transcription que toute personne soigneuse aurait pu effectuer.

Trois problèmes s’y ajoutaient, et chacun coûte de l’argent.

La même facture est comptabilisée deux fois. Elle arrive légitimement par trois voies : envoyée par e-mail par le fournisseur, imprimée et numérisée par le client, puis de nouveau dans la pile mensuelle. Repérer cela à l’œil parmi plusieurs centaines de documents est peu fiable, et une charge comptabilisée deux fois est une erreur dans les comptes.

Le rapprochement bancaire consistait à comparer visuellement deux listes qui ne s’alignent jamais. Références de paiement absentes ou mal saisies, écarts d’arrondi, règlement de plusieurs factures par un seul paiement. Chaque mois, à l’œil, ligne par ligne.

Et les outils censés résoudre le problème échouent dès la première étape. Un comptable ne numérise pas les documents un par un. Il passe toute la pile dans le chargeur en une fois. L’OCR classique de factures traite le fichier comme un seul document : dix factures deviennent donc un enregistrement erroné. L’outil suppose une habitude de travail qu’aucun comptable n’a.

Invoicio lit la pile, la sépare, extrait chaque champ et rapproche les paiements, sans que personne ne saisisse quoi que ce soit.

Il n’a pas fallu changer l’habitude de numérisation. 189 numérisations contenant plusieurs documents ont été séparées en 2 086 documents individuels, le plus gros fichier contenant 71 documents distincts. Sur les 6 259 documents du système, 5 094 sont arrivés dans une pile : c’est ici le cas normal, pas un cas limite.

Une photo prise au téléphone est une entrée valide. Tout comme une numérisation sans couche de texte lisible, ou un relevé bancaire émis uniquement sous forme d’image d’une impression.

Voici ensuite les chiffres qui décrivent ce qui a changé :

Zéro saisie manuelle est le chiffre qui compte. Des personnes examinent et corrigent encore certains champs. Personne ne retranscrit un document de zéro.

C’est la décision de conception sur laquelle repose tout le produit.

Un système qui fournit toujours une réponse finira par inscrire avec assurance un chiffre faux dans les comptes de quelqu’un. En comptabilité, personne ne le découvrira avant l’audit de fin d’année. Celui-ci est donc conçu pour s’arrêter et demander.

Chaque document porte un score de confiance. L’arithmétique est contrôlée indépendamment de ce que pense le modèle : le montant HT plus la TVA doit égaler le TTC, et les totaux sont rapprochés des totaux imprimés sur le document lui-même. Un document à confiance élevée et cohérent en interne part en comptabilité. Tout le reste va à une personne.

Deux décisions plus modestes suivent la même logique. L’extraction utilise un modèle plus cher et plus capable que ce que le travail semble nécessiter, car le moins cher inventait des valeurs plausibles dans les champs ambigus, là où le meilleur refuse de répondre. L’abstention mérite d’être payée. Et la séparation des documents s’exécute à température zéro, car l’endroit où une pile se divise est un fait relatif aux pages, pas un choix.

Cinq étapes utilisent un modèle. Tout ce qui touche à l’arithmétique ou à l’identité s’en passe.

Un modèle lit l’image, décide où un document finit et où le suivant commence, repère plusieurs factures imprimées sur une seule feuille, extrait les champs comptables et lit les relevés bancaires arrivant sous forme d’images. Ce sont chaque fois des entrées non structurées qu’une personne devrait autrement regarder.

Tout ce qui peut être prouvé est déterministe. Détecter un fichier en double consiste à comparer des empreintes de hachage. Les relevés bancaires dans un format structuré sont analysés syntaxiquement, pas lus : c’est exact, gratuit et privilégié dès que le format le permet. La validation arithmétique, le rapprochement des registres fiscaux, le verrouillage des périodes et l’export relèvent de code ordinaire.

Y compris l’étape que tout le monde suppose fondée sur l’IA. Rapprocher les paiements des factures repose sur l’extraction des références, la similarité des chaînes de caractères dans les noms de fournisseurs et des règles sur les montants et les dates. Aucun modèle n’y intervient.

Le principe, tel que le système l’applique réellement : un modèle est utilisé lorsque l’entrée est non structurée et qu’un humain devrait autrement la juger. L’arithmétique et l’identité ne lui sont jamais déléguées.

Invoicio.pro n’a pas été construit comme un produit. Il l’a été parce que nous en avions besoin.

Au départ, c’était un outil en ligne de commande sur une base locale, tenant les comptes d’une seule entreprise : la nôtre. Un cabinet comptable l’a vu fonctionner et a demandé à l’utiliser. C’est désormais un produit Red Bumerang, vendu séparément, ce qui diffère des missions clients des autres études de cas et mérite d’être dit clairement.

Quatre mois du premier commit à trente-quatre entreprises en Slovénie, en Croatie et en Slovaquie, avec trois cabinets comptables qui l’utilisent pour tenir les comptes de leurs clients.

Nous pensons que l’origine compte. Un produit construit pour conquérir un marché reçoit les fonctions que quelqu’un imagine souhaitées par un acheteur. Celui-ci a reçu les fonctions qui ont mis fin à notre lenteur sur nos propres comptes, puis celles qu’un comptable a demandées en l’utilisant sur de vrais dossiers clients pendant une vraie période de TVA.

Un détail en dit plus sur cette relation que toute liste de fonctions : les mises en production attendent que le cabinet comptable soit inactif. En période de TVA, un redémarrage de cinq secondes au milieu d’une session est inacceptable. Le déploiement attend donc la confirmation explicite que personne ne travaille. Le logiciel se cale sur le comptable, pas l’inverse.

Tarifs publiés, par mois, hors TVA. Essai gratuit de quatorze jours, sans appel obligatoire.

Pour concrétiser l’offre intermédiaire, celle qui porte le plus de travail : un cabinet tenant les comptes de trente entreprises clientes paie 59 € plus trente fois 5 €, soit 209 € par mois, environ 7 € par entreprise. C’est le coût total pour ne plus saisir plusieurs centaines de documents par entreprise et par mois.

Nous publions ces prix parce que l’alternative serait de vous demander de réserver un appel pour les connaître. Et un prix qu’il faut arracher à un commercial est un prix dont vous avez raison de vous méfier.