Cijeli snop prolazi kroz skener jednom

Zatvaranje mjeseca računovođi je ovisilo o pretipkavanju.

Servis koji vodi knjige za trideset tvrtki klijenata prima ono što su računovođe oduvijek primali: mapu e-pošte, kutiju za cipele, snop papira. Svaki dokument mora stići u računovodstveni sustav: dobavljač, broj računa, datum izdavanja, datum usluge, datum dospijeća, neto iznos, stopa PDV-a, iznos PDV-a, bruto iznos, poziv na broj, valuta. Deset ili više polja, nekoliko stotina dokumenata po tvrtki mjesečno, trideset tvrtki.

Usko grlo bilo je čitanje, a ne razmišljanje. Stvarna stručnost računovođe jest utvrditi je li trošak porezno priznat, kojem razdoblju pripada i je li obračun PDV-a ispravan. Sve je to čekalo iza sati prepisivanja koje je mogla obaviti bilo koja pažljiva osoba.

Ispod toga tri su stvari išle po zlu, a svaka košta stvaran novac.

Isti račun knjiži se dvaput. Opravdano dolazi trima putovima: dobavljač ga šalje e-poštom, klijent ga ispisuje i skenira, a zatim ponovno stiže u mjesečnom snopu papira. Uočavanje toga pogledom među nekoliko stotina dokumenata nepouzdano je, a dvaput knjižen trošak pogreška je u knjigama.

Usklađivanje bankovnih stavki bilo je vizualna usporedba dvaju popisa koji se nikad ne podudaraju. Nedostajući ili pogrešno upisani pozivi na broj, razlike zbog zaokruživanja, jedna uplata za više računa. Mjesečno, pogledom, redak po redak.

A alati namijenjeni rješavanju toga zakažu na prvom koraku. Računovođa ne skenira dokumente jedan po jedan. Cijeli snop propušta kroz ulagač u jednom prolazu. Uobičajeni OCR za račune tu datoteku tretira kao jedan dokument, pa deset računa postaje jedan pogrešan zapis. Alat pretpostavlja radnu naviku koju nijedan računovođa nema.

Invoicio čita snop, razdvaja ga, izdvaja svako polje i povezuje uplate, a nitko ništa ne pretipkava.

Naviku skeniranja nije trebalo mijenjati. 189 skenova s više dokumenata razdvojeno je u 2.086 pojedinačnih dokumenata, a najveća pojedinačna datoteka sadržavala je 71 zaseban dokument. Od 6.259 dokumenata u sustavu, 5.094 stigla su unutar snopa: to je ovdje uobičajen slučaj, a ne iznimka.

Fotografija mobitelom valjan je ulaz. Jednako vrijedi za sken bez čitljivog tekstnog sloja i bankovni izvod koji banka izdaje samo kao sliku ispisa.

Zatim brojke koje opisuju što se promijenilo:

Nula ručnih unosa brojka je koja je važna. Ljudi i dalje pregledavaju i ispravljaju pojedina polja. Nitko ne prepisuje dokument od početka.

To je projektna odluka na kojoj počiva cijeli proizvod.

Sustav koji uvijek daje odgovor prije ili poslije samouvjereno će upisati pogrešan broj u nečije knjige, a u računovodstvu to nitko neće otkriti do godišnje revizije. Zato je ovaj izgrađen da stane i pita.

Svaki dokument ima ocjenu pouzdanosti. Aritmetika se provjerava neovisno o tome što model misli: neto plus PDV mora biti jednako bruto iznosu, a zbrojevi se usklađuju sa zbrojevima ispisanima na samom dokumentu. Dokument visoke pouzdanosti i interne dosljednosti ide u knjige. Sve ostalo ide osobi.

Dvije manje odluke slijede istu logiku. Izdvajanje se izvršava na skupljem i sposobnijem modelu nego što se čini da posao zahtijeva, jer je jeftiniji izmišljao uvjerljive vrijednosti u dvosmislenim poljima u kojima bolji odbija odgovoriti. Vrijedi platiti za suzdržavanje od odgovora. A razdvajanje dokumenata izvršava se uz temperaturu nula jer je mjesto razdvajanja snopa činjenica o stranicama, a ne izbor.

Pet koraka koristi model. Sve što uključuje aritmetiku ili identitet ne koristi ga.

Model čita sliku, odlučuje gdje jedan dokument završava, a drugi počinje, prepoznaje više računa ispisanih na jednom listu, izdvaja računovodstvena polja i čita bankovne izvode koji stižu kao slike. Svaki od tih ulaza nestrukturiran je i inače bi ga morala pogledati osoba.

Sve što se može dokazati deterministički je. Otkrivanje dvostrukih datoteka usporedba je sažetaka (hash). Bankovni izvodi u strukturiranom formatu parsiraju se, a ne čitaju: točno, besplatno i kao preferirani postupak gdje god format dopušta. Aritmetička validacija, usklađivanje poreznih knjiga, zaključavanje razdoblja i izvoz običan su kod.

Uključujući korak za koji svi pretpostavljaju da je AI. Povezivanje uplata s računima čine izdvajanje poziva na broj, sličnost nizova znakova u nazivima dobavljača te pravila o iznosima i datumima. Nijedan model u tome ne sudjeluje.

Načelo, onako kako ga sustav stvarno primjenjuje: model se koristi ondje gdje je ulaz nestrukturiran i gdje bi ga inače čovjek morao procijeniti. Aritmetika i identitet nikad mu se ne povjeravaju.

Invoicio.pro nije izgrađen kao proizvod. Izgrađen je zato što nam je trebao.

Počeo je kao alat naredbenog retka nad lokalnom bazom koji vodi knjige jedne tvrtke: naše. Računovodstveni servis vidio ga je u radu i pitao može li ga koristiti. Sada je proizvod tvrtke Red Bumerang koji se prodaje zasebno, što je drukčije od rada za klijente u ostalim studijama slučaja i vrijedi jasno reći.

Četiri mjeseca od prvog commita do trideset četiriju tvrtki u Sloveniji, Hrvatskoj i Slovačkoj, uz tri računovodstvena servisa koji njime vode knjige svojih klijenata.

Mislimo da je podrijetlo važno. Proizvod izgrađen radi osvajanja tržišta dobiva značajke za koje je netko zamislio da ih kupac želi. Ovaj je dobio značajke zbog kojih smo prestali biti spori u vođenju vlastitih knjiga, a zatim one koje je računovođa zatražio dok ga je koristio na stvarnom poslu za klijente u stvarnom razdoblju obračuna PDV-a.

Jedan detalj o tom odnosu govori više od bilo kojeg popisa značajki: nove verzije čekaju da računovodstveni servis ne radi u sustavu. U razdoblju obračuna PDV-a ponovno pokretanje od pet sekundi usred sesije nije prihvatljivo, pa se implementacija provodi tek uz izričitu potvrdu da nitko ne radi. Softver se isporučuje prema ritmu računovođe, a ne obratno.

Javno objavljene mjesečne cijene, bez PDV-a. Četrnaestodnevno besplatno probno razdoblje, bez obveznog poziva.

Kako bismo srednji paket učinili konkretnim, jer kroz njega prolazi najviše posla: računovodstveni servis koji vodi knjige za trideset tvrtki klijenata plaća €59 plus trideset puta €5, €209 mjesečno, oko €7 po tvrtki. To je cijeli trošak izbjegavanja pretipkavanja nekoliko stotina dokumenata po tvrtki mjesečno.

To objavljujemo jer je alternativa tražiti da rezervirate poziv kako biste saznali cijenu, a cijena koju treba izvlačiti iz prodavača cijena je u koju s pravom sumnjate.