Celoten sveženj gre skozi skener enkrat

Računovodjev zaključek meseca je čakal na pretipkavanje.

Servis, ki vodi knjige za trideset podjetij, prejme to, kar računovodje prejemajo od nekdaj: mapo e-pošte, škatlo za čevlje, sveženj papirjev. Vsak dokument mora priti v računovodski sistem: dobavitelj, številka računa, datum izdaje, datum storitve, datum zapadlosti, neto znesek, stopnja DDV, znesek DDV, bruto znesek, sklic, valuta. Deset ali več polj, več sto dokumentov na podjetje na mesec, trideset podjetij.

Ozko grlo je bilo branje, ne razmišljanje. Dejansko strokovno znanje računovodje je presoja, ali je strošek davčno priznan, v katero obdobje spada in ali je obravnava DDV pravilna. Vse to je čakalo za urami prepisovanja, ki bi ga lahko opravil vsak skrben človek.

Pod tem so šle narobe tri stvari in vsaka povzroča dejanske stroške.

Isti račun se knjiži dvakrat. Upravičeno prispe po treh poteh: dobavitelj ga pošlje po e-pošti, naročnik ga natisne in skenira, nato prispe še v mesečnem svežnju papirjev. Vizualno odkrivanje tega med več sto dokumenti je nezanesljivo, dvakrat knjižen strošek pa je napaka v knjigah.

Usklajevanje z banko je bilo vizualno primerjanje dveh seznamov, ki se nikoli ne ujemata. Manjkajoči ali napačno vneseni sklici, razlike zaradi zaokroževanja, eno plačilo za več računov. Vsak mesec, na pogled, vrstico za vrstico.

Orodja, namenjena rešitvi tega, pa odpovedo že pri prvem koraku. Računovodja ne skenira dokumentov enega po enega. Ves sveženj naenkrat poda v skener. Običajni OCR za račune datoteko obravnava kot en dokument, zato deset računov postane en napačen zapis. Orodje predpostavlja delovno navado, ki je nima noben računovodja.

Invoicio prebere sveženj, ga razdeli, izlušči vsa polja in poveže plačila. Nihče ničesar ne tipka.

Navade pri skeniranju ni bilo treba spremeniti. 189 skenov z več dokumenti je bilo razdeljenih na 2.086 posameznih dokumentov, največja datoteka pa je vsebovala 71 ločenih dokumentov. Od 6.259 dokumentov v sistemu jih je 5.094 prispelo v svežnju. Tukaj je to običajen primer, ne izjema.

Fotografija s telefonom je veljaven vhod. Prav tako sken brez berljive besedilne plasti in bančni izpisek, ki ga banka izda le kot sliko izpisa.

Nato številke, ki opisujejo spremembo:

Nič ročnih vnosov je številka, ki šteje. Ljudje še vedno pregledujejo in popravljajo posamezna polja. Nihče ne prepisuje dokumenta od začetka.

Na tej oblikovalski odločitvi temelji celoten produkt.

Sistem, ki vedno poda odgovor, bo prej ali slej samozavestno vpisal napačno številko v knjige nekoga. V računovodstvu pa tega nihče ne odkrije do revizije ob koncu leta. Zato je ta sistem zgrajen tako, da se ustavi in vpraša.

Vsak dokument ima oceno zaupanja. Računska pravilnost se preveri neodvisno od tega, kaj meni model: neto plus DDV mora biti enako bruto, seštevki pa se uskladijo s seštevki, natisnjenimi na samem dokumentu. Dokument z visokim zaupanjem in notranjo skladnostjo gre v knjige. Vse drugo gre človeku.

Dve manjši odločitvi sledita isti logiki. Luščenje poteka na dražjem, zmogljivejšem modelu, kot se zdi potrebno za nalogo, ker si je cenejši pri dvoumnih poljih izmišljal verjetne vrednosti, boljši pa odgovor zavrne. Za vzdržanost se splača plačati. Razdeljevanje dokumentov poteka pri temperaturi nič, ker je meja med dokumenti dejstvo o straneh, ne izbira.

Pet korakov uporablja model. Vse, kar vključuje računanje ali identiteto, ga ne.

Model prebere sliko, odloči, kje se en dokument konča in naslednji začne, zazna več računov na enem listu, izlušči računovodska polja in prebere bančne izpiske, ki prispejo kot slike. Vse to so nestrukturirani vhodi, ki bi jih sicer moral pogledati človek.

Vse, kar je dokazljivo, je deterministično. Podvojene datoteke se zaznajo s primerjavo zgoščenih vrednosti. Bančni izpiski v strukturirani obliki se razčlenijo, ne berejo: natančno, brezplačno in prednostno, kjer oblika to omogoča. Preverjanje računske pravilnosti, usklajevanje davčnih knjig, zaklepanje obdobij in izvoz so običajna koda.

Vključno s korakom, za katerega vsi domnevajo, da je AI. Povezovanje plačil z računi temelji na luščenju sklicev, podobnosti nizov pri imenih dobaviteljev ter pravilih o zneskih in datumih. Noben model ne poseže vanj.

Načelo, kot ga sistem dejansko uporablja: model se uporabi pri nestrukturiranem vhodu, ki bi ga sicer moral presoditi človek. Računanje in identiteta se mu nikoli ne prepustita.

Invoicio.pro ni bil zgrajen kot produkt. Zgrajen je bil, ker smo ga potrebovali.

Začelo se je kot orodje ukazne vrstice nad lokalno bazo, ki je vodilo knjige za eno podjetje: naše. Računovodski servis ga je videl delovati in vprašal, ali ga lahko uporablja. Zdaj je to samostojno prodajan produkt podjetja Red Bumerang. To je drugače od dela za naročnike v preostalih študijah primerov in je vredno povedati naravnost.

Štiri mesece od prve potrditve kode do štiriintridesetih podjetij v Sloveniji, na Hrvaškem in na Slovaškem. Trije računovodski servisi z njim vodijo knjige svojih naročnikov.

Menimo, da je izvor pomemben. Produkt, zgrajen za osvojitev trga, dobi funkcije, za katere si je nekdo zamislil, da jih kupec želi. Ta je dobil funkcije, zaradi katerih smo nehali počasi voditi lastne knjige, nato pa funkcije, ki jih je računovodja zahteval med dejanskim delom za naročnike v resničnem obdobju obračuna DDV.

Ena podrobnost pove o tem odnosu več kot seznam funkcij: izdaje počakajo, da računovodski servis ne dela. V obdobju obračuna DDV petsekundni ponovni zagon sredi seje ni sprejemljiv, zato namestitev počaka na izrecno potrditev, da nihče ne dela. Izdajanje programske opreme se prilagaja računovodji, ne obratno.

Objavljene mesečne cene brez DDV. Štirinajstdnevni brezplačni preizkus, brez obveznega klica.

Za konkreten prikaz srednjega paketa, ki pokriva največ dela: računovodski servis, ki vodi knjige za trideset podjetij, plača 59 € plus tridesetkrat 5 €, torej 209 € na mesec, približno 7 € na podjetje. To je celoten strošek tega, da ni treba pretipkavati več sto dokumentov na podjetje na mesec.

To objavljamo, ker bi sicer od vas zahtevali rezervacijo klica, da izveste ceno. Ceni, ki jo morate izvleči iz prodajnika, pa upravičeno ne zaupate.