78 Tabellenblätter führten einen Betrieb, ohne dokumentierte Regeln

Eine einzige Excel-Datei steuerte einen laufenden Großhandelsbetrieb. Die Regeln, die sie durchsetzte, existierten nirgendwo sonst.

Eine Arbeitsmappe. Achtundsiebzig Tabellenblätter, eines je Lieferdatum. Unter jedem Datum Kunden nach Lieferabschnitt gruppiert; unter jedem Kunden der Tagesauftrag als frei formulierter Kurztext: 2x pečen pršut polovice, 1# panceta narezek 100g.

Die Terminplanung stand in denselben Zellen wie die Aufträge, als Hinweise für die Leser: na 14 dni — alle zwei Wochen. klicati ob petkih — freitags anrufen. klicano — angerufen. poslan SMS. dostava JUTRI.

Es gab darin keine Formeln. Keine einzige, auf allen achtzig Tabellenblättern. Und sechs Zellkommentare in der gesamten Arbeitsmappe. Das ist die gesamte Dokumentation.

Das ist wichtiger, als es klingt. Eine Regel in einer Formel ist zumindest aufgeschrieben. Man kann sie öffnen und lesen, so mühsam das auch sein mag. Diese Regeln standen nirgendwo. Sie lebten im Aufbau des Tabellenblatts und in den Gewohnheiten seiner Nutzer. Der Betrieb lief jeden Tag korrekt mit Wissen, das nur in der Anordnung der Zellen und im Gedächtnis eines Menschen existierte.

Und weil es eine einzige gemeinsam genutzte Datei war, konnte sie nur eine Person zur selben Zeit sicher bearbeiten.

Außerdem kam jeden Arbeitstag ein Tabellenblatt hinzu. Achtundsiebzig war lediglich der erreichte Stand. Bei diesem Wachstum hätte die Datei zum Jahresende mehr als dreihundert Tabellenblätter umfasst: eine einzelne Arbeitsmappe, die niemand öffnen, durchsuchen oder durchdringen konnte, mit stetiger Verschlechterung ohne natürlichen Endpunkt.

Die praktischen Folgen kosteten echtes Geld:

• Niemand konnte beantworten: „Wen rufen wir heute an?“ Jeder Kunde hatte einen tatsächlichen Anrufrhythmus, doch

er existierte nur als Muster in früheren Aufträgen. Er war nie aufgeschrieben worden, also musste man ihn sich merken.

• Kein tagesübergreifender Blick auf einen Kunden. Jedes Tabellenblatt war ein Tag; die Historie eines Kunden war

über achtundsiebzig davon verstreut.

• Keine Aufzeichnung, wer was geändert hatte, und keine Möglichkeit, dass zwei Personen gleichzeitig arbeiteten.

Die Arbeitsmappe wurde vollständig gelesen, ihre Regeln wurden rekonstruiert und als Anwendung neu gebaut, die mehrere Personen gleichzeitig nutzen können.

Keine Tabelle mit besserer Oberfläche. Ein System mit echten Kunden- und Produktstammdaten, drei Rollen, Auftrags- und Anrufstatus, Feiertagslogik, Druck, Analysen und einem Prüfprotokolleintrag für jede Änderung.

363 Kunden. 111 Produkte. 1.581 Aufträge. 3.888 Auftragspositionen. Alles aus Freitext rekonstruiert, der nie strukturiert gewesen war.

Der Teil, der die unbeantwortbare Frage beantwortet

Der Anrufrhythmus wurde aus der Auftragshistorie rekonstruiert.

Jeder Kunde hatte einen. Keiner war dokumentiert. Deshalb wurden die früheren Aufträge jedes Kunden auf wiederkehrende Muster analysiert. Wo ein Muster ausreichend deutlich war, wurde daraus ein Zeitplan.

Von 335 Kunden mit Auftragshistorie erhielten 174 einen wiederkehrenden Anrufplan. Bei 153 gab es zu wenige Aufträge für eine Beurteilung, und 8 zeigten überhaupt kein Muster. Das wird auch so ausgewiesen, statt ihnen eine Schätzung zuzuordnen.

Die Anwendung erstellt nun aus diesen Plänen die tägliche Anrufliste, verschiebt sie bei Feiertagen und lässt Mitarbeiter einen Anruf einmalig überspringen, ohne das Muster zu verändern. „Wen rufen wir heute an?“ ist jetzt eine Bildschirmansicht statt einer Gedächtnisleistung.

Die Disziplin, die das System durchsetzte

Aufträge waren Prosa. Jetzt sind sie Positionen.

Nichts in der Arbeitsmappe prüfte die Eingaben. Eine Auftragsposition war das, was jemand an diesem Tag gerade schreiben wollte: dasselbe Produkt von drei Personen auf drei Arten beschrieben, ohne verbindenden Code.

Das neu gebaute System akzeptiert keine Prosa. Jede Position wird über eine durchsuchbare Auswahl anhand des tatsächlichen Produktkatalogs erfasst, mit Schnittform und Stück-zu-Kilogramm-Umrechnung. So sind ein Auftrag in Stück und ein Auftrag in Kilo derselbe Datensatz.

Diese Vorgabe bewirkt mehr, als es scheint. Ein Betrieb kann nicht analysieren, was er nicht standardisiert hat. Kein noch so umfangreiches Berichtswesen auf Freitextbasis hätte eine brauchbare Antwort geliefert. Standardisierte Eingaben waren die Voraussetzung für alles Weitere: Anrufliste, Analysen und Produktsicht.

Die 21,2 %, die wir bewusst nicht automatisierten

Der Parser liest Kurztexte wie 8x kulen narezek 500g 4kg und überführt sie in eine strukturierte Position: Produkt, Menge, Schnittform und Umrechnung zwischen Stück und Kilogramm.

Er markierte 823 von 3.888 Positionen — 21,2 % — zur Prüfung durch einen Menschen.

Das ist eine bewusste Entwurfsentscheidung, kein Mangel. Slowenische Auftragskurztexte sind tatsächlich mehrdeutig: kom und kos bezeichnen jeweils sowohl eine Zähleinheit als auch eine Schnittform. Ein Parser, der das stillschweigend auflöste, läge bei einem unbekannten Anteil des laufenden Auftragsbestands falsch. Und niemand wüsste, bei welchen Positionen.

Deshalb markiert er, statt zu raten, und jede Position behält ihren Originaltext. Ein System, das Ihnen zeigt, welches Fünftel der Daten Sie prüfen müssen, ist erheblich mehr wert als eines, das seine Unsicherheit verbirgt.

Im laufenden Betrieb findet keine Modellinferenz statt. Die gesamte KI-Arbeit steckte in der Entwicklung.

Das laufende System ist deterministisch: regelbasiertes Parsing mit Konfidenzwert, eine histogrammbasierte Erkennung von Zeitplänen mit festen Schwellenwerten, gewöhnlicher Anwendungscode. Nichts ruft ein Modell auf.

Die KI übernahm die Archäologie. Sie las eine undokumentierte Arbeitsmappe und eine Preisliste, leitete daraus Fachdomäne und Datenmodell ab, schrieb die Parserregeln, entwarf die Logik zur Erkennung der Zeitpläne und baute die Anwendung.

Das ist die ehrliche Version und die stärkere Aussage: KI rekonstruierte die Regeln, nach denen ein Betrieb ohne Dokumentation gearbeitet hatte, und baute anschließend das System, das sie durchsetzt. Das Ergebnis läuft vorhersehbar, jeden Tag, ohne beteiligtes Modell.

Zwei Beispiele, die nur durch das Lesen der gesamten Datei sichtbar wurden:

• Dasselbe Produkt existierte unter zwei Artikelcodes: einem fünfstelligen Code und einer mit Neun beginnenden

sechsstelligen Variante desselben Artikels. Wer nur ein Tabellenblatt las, sah zwei Produkte. Sie mussten zusammengeführt werden.

• Zwei Filialen einer Einzelhandelskette teilten sich einen Kundencode und mussten getrennt gehalten werden,

anhand von Name und Untercode. Sonst fallen zwei getrennte Lieferbeziehungen zu einer zusammen.

Keine der beiden Regeln stand irgendwo. Beide wurden täglich von Menschen korrekt angewendet, die sie kannten.