78 listova vodilo je poslovanje, a nitko nije zapisao kako

Jedna Excel datoteka vodila je aktivno veleprodajno distribucijsko poslovanje, a pravila koja je provodila nisu postojala nigdje drugdje.

Jedna radna knjiga. Sedamdeset osam listova, jedan po datumu isporuke. Pod svakim datumom kupci grupirani prema dionici dostave, pod svakim kupcem dnevna narudžba upisana slobodnim tekstom u kraticama: 2x pečen pršut polovice, 1# panceta narezek 100g.

Raspored je živio u istim ćelijama kao narudžbe, u bilješkama za onoga tko ih čita: na 14 dni, svaka dva tjedna. klicati ob petkih, zvati petkom. klicano, pozvano. poslan SMS. dostava JUTRI.

U njoj nije bilo formula. Nijedne, na svih osamdeset listova, i šest komentara ćelija u cijeloj radnoj knjizi. To je sva dokumentacija.

To je važnije nego što zvuči. Pravilo unutar formule barem je zapisano; možete ga otvoriti i pročitati, koliko god nespretno bilo. Ova pravila nisu bila nigdje zapisana. Živjela su u rasporedu lista i navikama ljudi koji su ga koristili. Poslovanje se svakodnevno ispravno odvijalo zahvaljujući znanju koje je postojalo samo u rasporedu ćelija i nečijem pamćenju.

A budući da je to bila jedna zajednička datoteka, sigurno ju je mogla uređivati samo jedna osoba odjednom.

Uz to je svakog radnog dana rasla za jedan list. Sedamdeset osam bio je samo broj do kojeg je dotad stigla. Tim bi tempom datoteka sadržavala više od tristo radnih listova do kraja godine, jednu radnu knjigu koju nitko ne bi mogao otvoriti, pretraživati ni razumjeti, koja se pogoršava stalnim tempom bez prirodne točke zaustavljanja.

Praktične posljedice bile su one koje koštaju stvaran novac:

• Nitko nije mogao odgovoriti na pitanje „koga danas zovemo?” Ritam pozivanja svakog kupca postojao je, ali

samo kao obrazac u prošlim narudžbama. Nikad nije bio zapisan pa ga je trebalo pamtiti.

• Nije bilo pregleda kupca kroz više dana. Svaki list bio je jedan dan; povijest kupca bila je

rasuta po njih sedamdeset osam.

• Nije bilo zapisa o tome tko je što promijenio, ni mogućnosti da dvije osobe rade istodobno.

Radna knjiga pročitana je od početka do kraja, iz nje su rekonstruirana pravila, a rezultat je ponovno izgrađen kao aplikacija koju više ljudi može koristiti istodobno.

Ne proračunska tablica s boljim sučeljem. Sustav s pravim matičnim podacima o kupcima i proizvodima, trima ulogama, statusima narudžbi i poziva, obradom blagdana, ispisom, analitikom i revizijskim zapisom za svaku promjenu.

363 kupca. 111 proizvoda. 1.581 narudžba. 3.888 stavki narudžbi. Sve rekonstruirano iz slobodnog teksta koji nikad nije bio strukturiran.

Dio koji odgovara na pitanje na koje nitko nije znao odgovoriti

Ritam pozivanja rekonstruiran je iz povijesti narudžbi.

Svaki ga je kupac imao. Nijedan nije bio zabilježen. Zato su prošle narudžbe svakog kupca analizirane radi ponavljajućeg obrasca i, ondje gdje je bio dovoljno jasan, pretvoren je u raspored.

Od 335 kupaca s poviješću narudžbi, 174 dobila su ponavljajući raspored pozivanja. Za njih 153 bilo je premalo narudžbi za procjenu, a 8 nije pokazivalo nikakav obrazac, što je tako i navedeno umjesto da im se dodijeli nagađanje.

Aplikacija sada iz tih rasporeda gradi dnevni popis poziva, pomiče ga oko blagdana i omogućuje osoblju da jednokratno preskoči poziv bez narušavanja obrasca. „Koga danas zovemo” sada je zaslon, a ne sjećanje.

Disciplina koju je sustav uveo

Narudžbe su bile proza. Sada su stavke.

Ništa u radnoj knjizi nije provjeravalo što netko upisuje. Stavka narudžbe bila je ono što je operater taj dan odlučio napisati: isti proizvod opisan na tri načina od triju ljudi, bez šifre koja ih povezuje.

Obnovljeni sustav ne prihvaća prozu. Svaka se stavka unosi prema stvarnom katalogu proizvoda kroz pretraživi odabir, uz način rezanja i pretvorbu komada u kilograme, pa narudžba u komadima i narudžba u kilogramima daju isti zapis.

To ograničenje radi više nego što se čini. Tvrtka ne može analizirati ono što nije standardizirala, a nikakva količina izvješća nad slobodnim tekstom ne bi dala upotrebljiv odgovor. Uvođenje discipline u unos bilo je preduvjet za sve što slijedi: popis poziva, analitiku, pregled po proizvodima.

21,2 % koje namjerno nismo automatizirali

Parser čita kratice poput 8x kulen narezek 500g 4kg i pretvara ih u strukturiranu stavku: proizvod, količinu, način rezanja i pretvorbu između komada i kilograma.

Označio je 823 od 3.888 stavki, odnosno 21,2 %, kao stavke koje treba pregledati čovjek.

To je namjerna projektna odluka, a ne nedostatak. Slovenske kratice u narudžbama doista su dvosmislene: kom i kos označavaju i jedinicu brojenja i način rezanja. Parser koji bi to razriješio bez upozorenja pogriješio bi u nepoznatom udjelu aktivnih narudžbi, a nitko ne bi znao u kojima.

Zato označava umjesto da nagađa, a svaka stavka zadržava izvorni tekst. Sustav koji vam kaže koju petinu podataka treba provjeriti vrijedi znatno više od onoga koji skriva svoju nesigurnost.

Ništa od toga ne izvršava se u inferenciji. Sve je bilo u izgradnji.

Sustav u radu deterministički je: parsiranje prema pravilima uz ocjenu pouzdanosti, detektor rasporeda temeljen na histogramima s fiksnim pragovima, običan aplikacijski kod. Ništa ne poziva model.

AI je obavio arheologiju. Pročitao je nedokumentiranu radnu knjigu i cjenik, iz njih utvrdio domenu i podatkovni model, napisao pravila parsera, osmislio logiku zaključivanja o rasporedu i izgradio aplikaciju.

To je iskrena verzija i snažnija tvrdnja: AI je rekonstruirao pravila prema kojima je poslovanje funkcioniralo bez zapisa, a zatim izgradio sustav koji ih provodi. Rezultat radi predvidljivo, svaki dan, bez modela u obradi.

Dva primjera koja su se pojavila samo zato što je pročitana cijela datoteka:

• Isti je proizvod postojao pod dvije šifre artikla, peteroznamenkastom i

šesteroznamenkastom inačicom s početnom devetkom za istu stvar. Svatko tko bi čitao jedan list vidio bi dva proizvoda. Trebalo ih je spojiti u jedan.

• Dvije poslovnice istog maloprodajnog lanca dijelile su jednu šifru kupca i trebalo ih je razlikovati

prema nazivu i podšifri; inače se dva zasebna dostavna odnosa stapaju u jedan.

Ni jedno ni drugo nije bilo nigdje zapisano. Ljudi koji su znali svakodnevno su oboje ispravno primjenjivali.