78 zavihkov je vodilo podjetje. Nihče ni zapisal, kako.

Ena Excelova datoteka je vodila delujoče veleprodajno podjetje, pravila, ki jih je uveljavljala, pa niso obstajala nikjer drugje.

En delovni zvezek. Oseminsedemdeset zavihkov, en na datum dostave. Pod vsakim datumom kupci, razvrščeni po dostavnih poteh; pod vsakim kupcem dnevno naročilo, vneseno kot prosti skrajšani opis: 2x pečen pršut polovice, 1# panceta narezek 100g.

Razpored je živel v istih celicah kot naročila, v opombah za bralca: na 14 dni — vsaka dva tedna. klicati ob petkih — klic ob petkih. klicano — klic je opravljen. poslan SMS. dostava JUTRI.

V njem ni bilo formul. Niti ene na vseh osemdesetih listih in le šest komentarjev celic v celotnem delovnem zvezku. To je vsa dokumentacija.

To je pomembnejše, kot se sliši. Pravilo v formuli je vsaj zapisano: lahko ga odprete in preberete, pa čeprav nerodno. Ta pravila niso bila nikjer zapisana. Živela so v postavitvi lista in navadah uporabnikov. Poslovanje je vsak dan pravilno teklo na podlagi znanja, ki je obstajalo le v razporeditvi celic in v spominu nekoga.

Ker je bila datoteka skupna, jo je lahko varno urejala le ena oseba naenkrat.

Poleg tega je vsak delovni dan zrasla za en zavihek. Oseminsedemdeset je bilo le trenutno število. S takim tempom bi datoteka do konca leta vsebovala več kot tristo delovnih listov: en delovni zvezek, ki ga nihče ne bi mogel odpreti, preiskati ali razumeti, s stalnim slabšanjem in brez naravne meje.

Praktične posledice so povzročale dejanske stroške:

• Nihče ni znal odgovoriti na vprašanje »koga pokličemo danes?« Ritem klicanja vsakega kupca je obstajal, vendar

le kot vzorec v preteklih naročilih. Nikoli ni bil zapisan, zato si ga je bilo treba zapomniti.

• Brez pregleda nad kupcem skozi dneve. Vsak list je predstavljal dan; zgodovina kupca je bila

razpršena po oseminsedemdesetih listih.

• Brez evidence, kdo je kaj spremenil, in brez možnosti, da bi dve osebi delali hkrati.

Delovni zvezek smo prebrali od začetka do konca, iz njega obnovili pravila in rezultat zgradili na novo kot aplikacijo za več sočasnih uporabnikov.

Ne preglednice z boljšim uporabniškim vmesnikom. Sistem s pravim šifrantom kupcev in izdelkov, tremi vlogami, statusi naročil in klicev, upoštevanjem praznikov, tiskanjem, analitiko in revizijskim zapisom vsake spremembe.

363 kupcev. 111 izdelkov. 1.581 naročil. 3.888 postavk naročil. Vse razbrano iz prostega besedila, ki nikoli ni bilo strukturirano.

Del, ki odgovori na vprašanje brez odgovora

Ritem klicanja smo rekonstruirali iz zgodovine naročil.

Vsak kupec ga je imel. Nobeden ni bil zabeležen. Zato smo pretekla naročila vsakega kupca analizirali za ponavljajoč se vzorec. Kjer je bil dovolj jasen, je postal urnik.

Od 335 kupcev z zgodovino naročil jih je 174 dobilo ponavljajoči se urnik klicanja. Pri 153 je bilo premalo naročil za presojo, pri 8 pa ni bilo nobenega vzorca. To je tako tudi navedeno, namesto da bi jim dodelili ugiban urnik.

Aplikacija zdaj iz teh urnikov pripravi dnevni seznam klicev, ga prilagodi praznikom in zaposlenim omogoči enkratni izpust klica, ne da bi porušili vzorec. »Koga pokličemo danes« je zdaj zaslon, ne spomin.

Disciplina, ki jo je uvedel sistem

Naročila so bila prosto besedilo. Zdaj so postavke.

V delovnem zvezku nič ni preverjalo vnosov. Postavka naročila je bila tisto, kar se je operater tisti dan odločil napisati: isti izdelek, opisan na tri načine pri treh ljudeh, brez kode, ki bi jih povezala.

Prenovljeni sistem ne sprejema prostega besedila. Vsaka postavka se prek iskalnega izbirnika vnese iz pravega kataloga izdelkov, z načinom razreza in pretvorbo med kosi in kilogrami, tako da sta naročilo v kosih in naročilo v kilogramih enak zapis.

Ta omejitev opravi več dela, kot je videti. Podjetje ne more analizirati tistega, česar ni standardiziralo. Nobena količina poročil na podlagi prostega besedila ne bi dala uporabnega odgovora. Disciplina pri vnosu je bila predpogoj za vse nadaljnje korake: seznam klicev, analitiko in pregled po izdelkih.

21,2 %, ki jih namenoma nismo avtomatizirali

Razčlenjevalnik prebere okrajšave, kot je 8x kulen narezek 500g 4kg, in jih pretvori v strukturirano postavko: izdelek, količino, način razreza ter pretvorbo med kosi in kilogrami.

Pri 823 od 3.888 postavk — 21,2 % — je označil, da je potreben človeški pregled.

To je zavestna oblikovalska odločitev, ne pomanjkljivost. Slovenske okrajšave v naročilih so resnično dvoumne: kom in kos sta lahko enota štetja in beseda, ki opisuje način razreza. Razčlenjevalnik, ki bi to tiho razrešil, bi se zmotil pri neznanem deležu dejanskih naročil in nihče ne bi vedel, pri katerih.

Zato označi, namesto da ugiba, in vsaka postavka ohrani izvirno besedilo. Sistem, ki pove, katero petino podatkov je treba preveriti, je bistveno vrednejši od sistema, ki skriva svojo negotovost.

Med izvajanjem ni prisotna. V celoti je bila uporabljena pri izgradnji.

Delujoči sistem je determinističen: razčlenjevanje po pravilih z oceno zaupanja, zaznavanje urnikov na podlagi histogramov s fiksnimi pragovi in običajna aplikacijska koda. Nič ne kliče modela.

AI je opravila arheologijo. Prebrala je nedokumentiran delovni zvezek in cenik, iz njiju razbrala področje dela in podatkovni model, napisala pravila razčlenjevalnika, zasnovala logiko sklepanja o urnikih in zgradila aplikacijo.

To je poštena različica in močnejša trditev: AI je obnovila pravila, po katerih je podjetje poslovalo, ne da bi jih zapisalo, nato pa zgradila sistem, ki jih uveljavlja. Rezultat deluje predvidljivo, vsak dan, brez modela v procesu.

Dva primera, ki sta se pokazala le zato, ker smo prebrali celotno datoteko:

• Isti izdelek je obstajal pod dvema šiframa artikla: petmestno šifro in šestmestno različico

istega izdelka s predpono devet. Kdor bi bral en sam list, bi videl dva izdelka. Treba ju je bilo združiti v enega.

• Dve poslovalnici iste trgovske verige sta imeli skupno šifro kupca in ju je bilo treba ločiti

po imenu in podšifri, sicer bi se dve ločeni dostavni razmerji zlili v eno.

Nobeno pravilo ni bilo nikjer zapisano. Obe so vsak dan pravilno uporabljali ljudje, ki so ju poznali.